Projekte aus brainX, Zeiten in Clockodo
Kunden, Projekte und Dienstleistungen pflegen Sie in brainX und übertragen sie nach Clockodo. Was Ihr Team dort erfasst, kommt als Timesheet zurück und wird mit einem Klick zur Rechnungsposition.
Gleicher Funktionsumfang in brainX APP, brainX CRM mit Paket Service oder Projekte und im Free-Zugang. Voraussetzung: ein Clockodo-Account und ein API-Key je User.
Der Weg der Daten
Was zwischen brainX und Clockodo hin- und hergeht
Stammdaten gehen in eine Richtung, Zeiten in beide. Ihr Team bucht in Clockodo auf dieselben Projekte, die Sie in brainX abrechnen.
01
In brainX
- Organisationen oder Kontakte als Kunden
- Projekte mit Projektnummer und Budget
- Dienstleistungen, nach denen abgerechnet wird
- ExportKunden, Projekte, Leistungen
02
In Clockodo
- Zeiterfassung im Browser oder in der App
- Kunde, Projekt und Leistung aus brainX zur Auswahl
- Zeiteinträge Ihres ganzen Teams
- SynchronisationZeiten, vollautomatisch
03
Zurück in brainX
- Jeder Zeiteintrag als Timesheet mit Kunde, Projekt und Leistung
- Änderungen an Timesheets in beide Richtungen
- Bereit für die Aktion „Timesheets abrechnen“
Ablauf
In fünf Schritten zum ersten Timesheet
Drei Schritte richten Sie einmal ein, danach läuft der Abgleich im Hintergrund.
Schritt 01 · Einmalig
Clockodo als Anbieter wählen und authentifizieren
In den Unternehmensinformationen öffnen Sie den Punkt „Zeiterfassung“, wählen Clockodo als Anbieter und klicken auf „Jetzt authentifizieren“. E-Mail-Adresse und API-Key finden Sie in Clockodo unter „Meine Daten“.
Schritt 02 · Einmalig
Festlegen, was übertragen wird
In den allgemeinen Einstellungen bestimmen Sie, welche Datensätze nach Clockodo gehen, wie Konflikte gelöst werden, was beim Löschen passiert und ob Ihre Kunden in brainX Organisationen oder Kontakte sind.
Schritt 03 · Einmalig
Felder für Dienstleistungen, Kunden, Projekte und Timesheets
Im Block „Modul und Feldzuordnungen“ verbinden Sie die Felder beider Systeme, etwa Projektnummer, Budget oder Stundensatz. Danach aktiviert der Administrator die Hintergrundaufgabe „Zeiterfassung“, und jeder User hinterlegt in „Meine Einstellungen“ seinen eigenen API-Key.
Schritt 04 · Im Alltag
Projekte und Kunden nach Clockodo exportieren
Mit der Aktion „In Zeiterfassungssystem exportieren“ übertragen Sie einen Datensatz aus der Detailansicht oder mehrere aus der Liste. Bei Projekten geht die verknüpfte Organisation mit, und brainX meldet „Datensatz exportiert“.
Schritt 05 · Im Alltag
Erfasste Zeiten als Rechnungspositionen übernehmen
Was Ihr Team in Clockodo bucht, steht als Timesheet in brainX. Über die Aktion „Timesheets abrechnen“ werden daraus Positionen einer neuen Rechnung.
Besonderheit Clockodo
Aus gebuchten Stunden wird eine Rechnung
Zeiten aus Clockodo landen als Timesheets im selben System, in dem Sie Rechnungen schreiben. Die Aktion „Timesheets abrechnen“ übernimmt sie als Positionen, ohne dass jemand Stunden abtippt.
- Timesheets mit Kunde, Projekt, Leistung und Stundensatz
- Auch Zeiten von Mitarbeitenden ohne eigenen brainX-User
- Änderungen in Clockodo sind vor der Abrechnung abgeglichen
Was ein Projektmonat in Rechnung stellt
Beispiel: Projekt „Rollout Ticketsystem“ der MeRo GmbH, drei Timesheets aus Clockodo, Stundensatz 120 € netto
| Timesheet | Stunden |
|---|---|
| Konzeption · Lukas Bergmann | 2,5 Std. |
| Einrichtung · Lukas Bergmann | 4,0 Std. |
| Schulung · Elias König | 1,5 Std. |
| Abrechenbar im Oktober | 8,0 Std. |
Abrechenbare Zeit
8,0 Std.Rechnungsbetrag netto
960 €- Timesheets kommen mit Kunde, Projekt, Leistung und Stundensatz aus Clockodo
- Die Aktion „Timesheets abrechnen“ steht in mehreren Modulen zur Verfügung
- brainX legt eine neue Rechnung an und übernimmt die gewählten Zeiten als Positionen
- Rechenweg: 8,0 Std. × 120 € = 960 € netto
Beispielwerte. Ablauf laut brainX Handbuch, Zeiterfassung und Timesheets, Stand September 2026.
In einem System
Abgerechnet wird dort, wo die Projekte entstehen
In brainX APP und brainX CRM liegen Kunden, Projekte und Rechnungen im selben System. Clockodo liefert die Zeiten dazu.
- Für IT-DienstleisterDAVOR · brainX APPKunden, Verträge und Projekte eines IT-Dienstleisters in einem System.Zur Lösung IT-Dienstleister
- Paket ProjekteDAVOR · brainX CRMProjekte, Aufgaben und Timesheets mit Kunde, Budget und Fortschritt.Zum Paket Projekte
- ClockodoSIE SIND HIERKunden und Projekte nach Clockodo, Zeiten als Timesheets zurück.
Voraussetzungen und Grenzen
Drei Voraussetzungen, dann laufen die Zeiten ein
Das brauchen Sie
- brainX APP oder CRM mit Paket Service oder Projekte
Auch im Free-Zugang, mit gleichem Funktionsumfang.
- Ein Clockodo-Account
Für die Einrichtung und für jeden User, der Zeiten abgleicht: E-Mail-Adresse und API-Key aus Clockodo „Meine Daten“.
- Hintergrundaufgabe „Zeiterfassung“
Der Administrator aktiviert sie in den Globalen Einstellungen. Empfohlen ist ein Lauf jede Minute.
Einrichtung mit Consulting: Wir verbinden Clockodo, ordnen die Felder zu und übertragen Ihre laufenden Projekte gemeinsam mit Ihnen.
Gut zu wissen
- Stammdaten nur in eine Richtung. Kunden, Projekte und Dienstleistungen legen Sie in brainX an und ändern sie dort. Änderungen daran in Clockodo kommen nicht zurück.
- Jeder User meldet sich selbst an. Die Einrichtung in den Unternehmensinformationen reicht nicht. Wer Zeiten abgleicht, hinterlegt in „Meine Einstellungen“ seinen eigenen API-Key.
- Derzeit nur Clockodo. Die Zeiterfassung in brainX ist für weitere Anbieter vorbereitet, in der Auswahl steht heute Clockodo.
Stand: Oktober 2026. Quelle: brainX Handbuch, Zeiterfassung.
Häufige Fragen
Fragen zu Clockodo
Wie die Zeiterfassung mit Clockodo arbeitet, beschreibt das Handbuch. Handbuch: Zeiterfassung
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Service oder Projekte und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall einen eigenen Clockodo-Account.
Nein. Zeiten von Mitarbeitenden, die nur ein Clockodo-Konto haben, ordnet brainX dem User oder der Gruppe zu, die Sie in den allgemeinen Einstellungen als zuständig festlegen. So fehlen auch ihre Stunden nicht in Auswertung und Abrechnung.
Bei jedem Lauf der Hintergrundaufgabe „Zeiterfassung“ gleicht brainX die Zeitbuchungen ab, Kunden, Projekte, Dienstleistungen und User alle 15 Minuten. Einzelne Datensätze synchronisieren Sie zusätzlich sofort per Aktion.
Ja. Sie wählen zwischen allen Datensätzen, nur denen einer bestimmten Listenansicht oder nur manuell hinzugefügten. Mit einer Listenansicht „Laufende Projekte“ landen zum Beispiel nur aktive Projekte in Clockodo.
Fehlt ein Pflichtfeld, listet brainX den Datensatz im Modul Sync-Konflikte mit der Ursache. Mit „Konflikt auflösen“ öffnen Sie ihn direkt in der Bearbeitung und ergänzen den fehlenden Wert.
Das legen Sie in der Konfliktlösung fest: der zuletzt geänderte Stand, immer brainX oder immer Clockodo. Mit der maximalen Synchronisationszeit von 1 bis 12 Wochen bestimmen Sie außerdem, bis zu welchem Alter Einträge aus Clockodo noch abgeglichen werden.
Das bestimmt die Einstellung zum Löschverhalten: Der Eintrag wird in Clockodo ebenfalls gelöscht oder bleibt dort erhalten.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Service und Projekte. Für Clockodo selbst zahlen Sie nach Ihrem Clockodo-Tarif.
Fragen zur Anbindung von Clockodo?
In der Regel hören Sie innerhalb weniger Stunden von uns, spätestens am nächsten Werktag.