WARUM brainX
Ein Vertrag. Drei Werkzeuge oder ein Datensatz.
Was heute durch CRM, Rechnungstool und Tabelle wandert, läuft in brainX aus einem Vertrag.
5Übergaben zwischen Menschen und Systemen
SYSTEM 1 · CRM
CRM
Kunde, Deal, Kontakt
VERTRIEBSYSTEM 2 · RECHNUNGSTOOL
Rechnungstool
Rechnung, Mahnung
BUCHHALTUNGAUSSERHALB
Kontoauszug
Zahlung von Hand zuordnen
BUCHHALTUNGAUSSERHALB
Steuerberater
Export, Stammdaten
BUCHHALTUNGSYSTEM 3 · TABELLEN
Kostentabelle
Miete, Lizenzen, Gehälter
GFSYSTEM 3 · TABELLEN
Forecast-Tabelle
Vor dem Bankgespräch
GF
- CRM
- Rechnungstool
- Tabellen
- Außerhalb: Bank, Steuerberater
- Übergabe von Hand
WAS brainX IST
brainX ist das Subscription-CRM der brainX GmbH aus Mühldorf am Inn: vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz, mit Vertragsverwaltung, automatisierter Abrechnung und Cashflow-Planung. Vertrag, Abrechnung, Zahlungseingang und Kostenseite liegen in einem System, sodass die Cashflow-Prognose aus echten Vertragsdaten entsteht.
EIN VERTRAG, SECHS STATIONEN
Ein Lizenzvertrag über 1.200 € im Monat. Unterwegs zehn Dinge, die andere Systeme nicht haben.
01 Abschluss
HEUTE
Der Deal wird gewonnen und dreimal abgetippt: CRM, Rechnungstool, Vertragstabelle.
In brainX
Der Abschluss ist der Vertrag.
WAS ANDERE SYSTEME NICHT HABEN01–02 VON 10
02 Monatsrechnung
HEUTE
Am Ersten schreibt jemand 1.200 € ab. Bei 80 Verträgen ein Vormittag, jeden Monat.
In brainX
Der Vertrag erzeugt die Rechnung vollautomatisch.
WAS ANDERE SYSTEME NICHT HABEN03–04 VON 10
03 Preisänderung
HEUTE
Indexierung im Juli: die Tabelle weiß es, das Rechnungstool nicht. Oft ein Jahr vergessen.
In brainX
Der Vertrag kennt sein Startjahr und seinen Index.
WAS ANDERE SYSTEME NICHT HABEN05–06 VON 10
04 Zahlung
HEUTE
Der Kontoauszug wird von Hand zugeordnet, die Mahnung per Mail an den Vertrieb gemeldet.
In brainX
SEPA zieht ein, der offene Posten schließt sich bei Zahlung über Mollie.
WAS ANDERE SYSTEME NICHT HABEN07–08 VON 10
05 Kostenseite
HEUTE
Miete, Lizenzen, Gehälter in einer zweiten Tabelle, die nur stimmt, wenn jemand sie pflegt.
In brainX
Kreditorenverträge stehen neben den Debitorenverträgen.
WAS ANDERE SYSTEME NICHT HABEN09 VON 10
06 Forecast
HEUTE
Vor dem Bankgespräch aus vier Quellen zusammengerechnet. Am nächsten Tag stimmt es nicht mehr.
In brainX
Der Forecast liest die Verträge, statt sie zu erfragen.
WAS ANDERE SYSTEME NICHT HABEN10 VON 10
Passt es zu uns?
Nicht die Anzahl entscheidet, sondern die Rechnung. In drei Fällen sagen wir Nein.
- Jeden Monat dieselbe Rechnung, ohne Änderungen, Staffeln oder Indexierung
- Finanzbuchhaltung im eigenen Haus ohne DATEV: brainX liefert PRAP und fertige Buchungssätze, führt aber kein Hauptbuch
- Produktion und Kommissionierung als Kern des Geschäfts
DREI KLICKS, EINE EINSCHÄTZUNG
Wie oft ändern sich Ihre Verträge?
Wie sehen Ihre Rechnungen aus?
Was suchen Sie vor allem?
EINSCHÄTZUNG
Drei Angaben, dann steht hier eine Antwort.
Wir sagen auch, wenn brainX nicht passt.
So schätzen wir ein
Wenn „Was suchen Sie vor allem?“: Lager und Kommissionierung, dann PASST NICHT – Sie brauchen ein Handels-ERP.
Wenn „Was suchen Sie vor allem?“: Eigene FiBu ohne DATEV, dann PASST TEILWEISE – brainX führt kein Hauptbuch.
Wenn „Wie oft ändern sich Ihre Verträge?“: praktisch nie und „Wie sehen Ihre Rechnungen aus?“: jeden Monat gleich, dann PASST NICHT – Ein Rechnungsprogramm reicht.
Wenn „Wie oft ändern sich Ihre Verträge?“: praktisch nie, dann PASST – Stabile Verträge, aber komplexe Rechnungen.
Wenn „Wie sehen Ihre Rechnungen aus?“: Projekte nach Aufwand, dann PASST – Projekte abrechnen, Verträge daneben.
Wenn „Wie oft ändern sich Ihre Verträge?“: laufend, dann PASST – Genau dafür ist brainX gebaut.
In allen anderen Fällen: PASST – Das ist unser Kernfall.
WER DAHINTERSTEHT
„Unser eigenes Abo-Geschäft läuft über brainX. Wenn im Abrechnungslauf etwas klemmt, sitzen wir am Monatsende selbst davor.“
- 2014
- IM CRM-UMFELD SEIT
- 20
- MENSCHEN
- Mühldorf
- EIN STANDORT, ALLES IM HAUS
WO LIEGEN UNSERE DATEN?
In Deutschland. Oder bei Ihnen im Haus.
WIE KOMMEN WIR HINEIN?
In sechs Wochen läuft der erste Monat vollautomatisch. Ihre Daten übernehmen wir.
Woche 1–2
Datenübernahme
Verträge, Kunden und offene Posten aus Ihrem Bestand. Wir bereiten auf, Sie prüfen.
Woche 3
Vertragsanlage
Laufzeiten, Preise, Indexklauseln und DATEV-Konten. Gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung.
Woche 4–5
Testlauf
Erster Monatslauf parallel zum Altsystem. Abgleich Rechnung für Rechnung.
Woche 6
Stichtag
Altsystem aus. brainX rechnet ab, DATEV bekommt die Buchungen.
Häufige Fragen
Was sonst noch gefragt wird
Fachbegriffe erklärt das Lexikon.
brainX ist das Subscription-CRM der brainX GmbH aus Mühldorf am Inn: vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz, mit Vertragsverwaltung, automatisierter Abrechnung und Cashflow-Planung. Vertrag, Abrechnung, Zahlungseingang und Kostenseite liegen in einem System, sodass die Cashflow-Prognose aus echten Vertragsdaten entsteht.
Es gibt zwei Produkte. brainX CRM, das klassische CRM pro User (Basis plus fünf Zusatzpakete Sales, Marketing, Service, Projekte, Abrechnung) deckt Kundenbeziehung und Projekte ab. brainX APP setzt darauf auf und rechnet laufende Verträge vollautomatisch ab, inklusive E-Rechnung, DATEV-Übergabe und Cashflow Forecast.
Die Preise stehen offen auf der Website, pro User und Monat, jährlich oder monatlich kündbar. brainX APP ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten.
Sechs Wochen bis zum ersten vollautomatischen Monatslauf sind der Regelfall: Datenübernahme, Vertragsanlage, Testlauf parallel zum Altsystem, Stichtag. Der Ablauf steht auf der Onboarding-Seite mit Terminrechner.
Ja. Jede Rechnung kann strukturierte Daten nach EN 16931 als ZUGFeRD oder XRechnung tragen. Die Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 ist damit abgedeckt.
Ihnen. Verträge, Rechnungen und Kontakte lassen sich jederzeit als CSV, Excel, PDF mit ZUGFeRD oder über die REST-API exportieren, ohne Sperrfrist und ohne Gebühr.
Bringen Sie Ihren eigenen Vertrag mit.
Dreißig Minuten, dieselben sechs Stationen, an zwei oder drei Ihrer typischen Verträge.
Seite aktualisiert am 28.10.2026