Dokumente aus brainX, Unterschrift über DocuSign
Sie erzeugen Angebot, Auftrag oder Vertrag als PDF in brainX und senden es als DocuSign-Umschlag an Ihren Kunden. Sobald er unterschreibt, stehen Status, Zertifikat und das unterschriebene Dokument im Datensatz.
Gleicher Funktionsumfang in brainX APP, brainX CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte und im Free-Zugang. Voraussetzung: ein vollwertiger DocuSign-Account, ein Testkonto reicht nicht.
Der Weg der Daten
Was zwischen brainX und DocuSign hin- und hergeht
brainX erzeugt das Dokument und bestimmt die Empfänger. DocuSign versendet den Umschlag und holt die Unterschriften ein. Das Ergebnis landet im Datensatz, aus dem das Dokument stammt.
01
In brainX
- PDF aus Deal, Auftrag, Rechnung oder Vertrag
- Platzhalter für Unterschrift, Initialen und Datum in der Vorlage
- Empfänger aus dem verknüpften Kontakt
- UmschlagPDF und Empfänger
02
In DocuSign
- Versand des Umschlags per E-Mail
- Unterschreiben am Rechner, Tablet oder Smartphone
- Ablehnen mit Begründung
- RückmeldungStatus und Dokument, vollautomatisch
03
Zurück in brainX
- Status gesendet, angesehen, signiert oder abgelehnt
- Signiertes Dokument und Zertifikat zum Herunterladen
- Benachrichtigung und Eintrag in der Änderungsverfolgung
Zwei Anbieter, ein Ablauf
DocuSign oder DocuSeal
Beide Anbieter laufen in brainX über die Integration Digitale Unterschrift, mit denselben Platzhaltern, Popups und Statusfeldern. Unterschiede gibt es bei Anmeldung, Betrieb und Automatisierungen.
| DocuSignDiese Seite | DocuSeal | |
|---|---|---|
| Anbieter | Etablierter Marktführer mit breitem Funktionsumfang | Open-Source-Lösung, auch selbst gehostet |
| Anmeldung in brainX | Login bei DocuSign im Browserfenster | API-URL und API-Schlüssel |
| Betrieb | Cloud-Dienst von DocuSign | Cloud von DocuSeal oder Ihr eigener Server |
| Automatisierung nach der Unterschrift | Auslöser „DocuSign: Unterschrift erhalten“ | Auslöser „DocuSeal: Unterschrift erhalten“, dazu im Auslöser „Auch für Änderungen über: API“ aktivieren |
Stand: Oktober 2026. Quelle: brainX Handbuch, Digitale Unterschrift. Funktionsumfang und Preise nennen DocuSign und DocuSeal auf ihren Websites.
Ablauf
In fünf Schritten zum unterschriebenen Dokument
Zwei Schritte richten Sie einmal ein, die übrigen wiederholen sich mit jedem Umschlag.
Schritt 01 · Einmalig
DocuSign in den Unternehmensinformationen verbinden
Unter „Digitale Unterschrift“ klicken Sie auf die Kachel DocuSign, bestätigen die Weiterleitung und melden sich im Browserfenster mit Ihrem DocuSign-Account an. Ein Klick auf die Kachel öffnet danach „Anbieter konfigurieren“. Dort steht das verbundene Konto, und auf Wunsch ordnen Sie je Modul einen User als Absender zu.
Schritt 02 · Einmalig
Platzhalter in die PDF-Vorlage setzen
In der PDF-Vorlage fügen Sie den Platzhalter „Digitale Unterschrift“ ein und wählen Unterschrift, Initialen, Signaturdatum, Stellenbezeichnung oder vollständigen Namen. Beim Öffnen sieht Ihr Kunde an genau diesen Stellen die Felder von DocuSign.
Schritt 03 · Für jeden Umschlag
Aus dem PDF-Export einen Umschlag machen
Im PDF-Export aktivieren Sie den Schalter für den DocuSign-Umschlag und exportieren als Referenz. Im Popup prüfen Sie die Empfänger, legen fest, wer unterschreiben muss und wer eine Kopie erhält, setzen bei Bedarf ein Ablaufdatum und senden.
Schritt 04 · Für jeden Umschlag
Ihr Kunde unterschreibt bei DocuSign
Der Empfänger bekommt eine E-Mail von DocuSign, prüft das Dokument und unterschreibt mit einer erzeugten Signatur oder per Finger oder Stift auf dem Tablet.
Schritt 05 · Für jeden Umschlag
Status, Zertifikat und Dokument im Datensatz
Im Block „Umschlag für digitale Unterschrift“ sehen Sie Status, Versand- und Abschlussdatum. Das unterschriebene Dokument und das Zertifikat laden Sie dort herunter oder öffnen sie in der Vorschau.
Besonderheit
Ihr Kunde wählt beim Unterschreiben, was er bestellt
Mit dem Platzhalter „Beauftragen durch digitale Unterschrift“ werden Positionen eines Angebots wählbar. Statt mehrere Varianten zu verschicken, senden Sie ein Dokument, und Ihr Kunde kreuzt beim Unterschreiben an, was er möchte.
- Ein Umschlag statt mehrerer Angebotsvarianten
- Mindestens eine Position muss gewählt sein, sonst lässt sich der Umschlag nicht abschließen
- Positionen ohne Platzhalter bleiben fest im Angebot
Was im Angebot bestellt wird
Beispiel: Angebot an die MeRo GmbH mit einer festen und zwei wählbaren Positionen
| Position | Netto |
|---|---|
| Einrichtung brainX APP · fest | 2.400 € |
| Schulung Team, 1 Tag · gewählt | 1.200 € |
| Datenübernahme · nicht gewählt | – |
| Auftragswert | 3.600 € |
Bestellte Positionen
2 von 3Auftragswert netto
3.600 €- Den Platzhalter „Beauftragen durch digitale Unterschrift“ für die wählbaren Positionen in die PDF-Vorlage setzen
- Ihr Kunde kreuzt beim Unterschreiben mindestens eine dieser Positionen an
- Enthält das Angebot eine Position ohne Platzhalter, ist die Pflicht zur Auswahl damit erfüllt, und die übrigen bleiben freiwillig
- Gleich bei DocuSeal
Beispielwerte. Funktion laut brainX Handbuch, Digitale Unterschrift, Stand September 2026.
In einem System
Unterschrieben wird, was in brainX entsteht
In brainX APP und brainX CRM entstehen Angebote, Aufträge und Verträge aus denselben Daten wie die Rechnung danach. Die Unterschrift kommt in denselben Datensatz zurück.
- Vom Abschluss zur RechnungDAVOR · brainX APPGewonnener Deal, Auftragsbestätigung und Vertrag folgen aufeinander, ohne Daten neu zu erfassen.Zur Lösung Abschluss
- Paket SalesDAVOR · brainX CRMDeals mit Positionen, Angebote als PDF und Besuchsberichte im Vertrieb.Zum Paket Sales
- DocuSignSIE SIND HIERAngebote und Verträge zur Unterschrift, Status und Dokument zurück in den Datensatz.
Voraussetzungen und Grenzen
Drei Voraussetzungen, dann geht der erste Umschlag raus
Das brauchen Sie
- brainX APP oder CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte
Auch im Free-Zugang, mit gleichem Funktionsumfang.
- Ein vollwertiger DocuSign-Account
Ein Test- oder Trial-Konto reicht nicht.
- Eine PDF-Vorlage mit Platzhaltern
Mit dem Platzhalter „Digitale Unterschrift“ stehen die Felder schon an der richtigen Stelle, wenn Ihr Kunde das Dokument öffnet.
Einrichtung mit Consulting: Wir verbinden DocuSign, bauen Ihre Angebotsvorlage mit Platzhaltern und richten auf Wunsch die Automatisierung nach der Unterschrift ein.
Gut zu wissen
- Eine Verbindung je Mandant. Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten, verbinden Sie DocuSign für jeden einzeln.
- Versand über DocuSign. Die E-Mail mit dem Umschlag verschickt DocuSign, nicht Ihr Postfach und nicht der zentrale Mailserver in brainX.
- Automatisierungen mit Bedacht. Umschläge lassen sich per Automatisierung versenden. Die Häufigkeit „Jedes mal“ dürfen Sie dafür nicht verwenden, sonst gehen Umschläge mehrfach raus.
Häufige Fragen
Fragen zu DocuSign
Wie die Digitale Unterschrift mit DocuSign arbeitet, beschreibt das Handbuch. Handbuch: Digitale Unterschrift
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Verträge gibt es als Modul nur in brainX APP.
Nein. Der Empfänger öffnet den Link aus der E-Mail und unterschreibt im Browser. Ohne Konto kann er den Umschlag bei DocuSign allerdings nicht archivieren. Das unterschriebene Dokument liegt bei Ihnen in brainX.
Jeder User, eine eigene DocuSign-Anmeldung braucht er nicht. Gesendet wird über das verbundene Konto. Wer feste Absender je Modul möchte, ordnet in der Modulzuordnung User zu, die sich zusätzlich mit einem eigenen DocuSign-Konto angemeldet haben.
Ja. Im Popup fügen Sie weitere Empfänger hinzu und legen fest, wer unterschreiben muss und wer eine Kopie erhält. Die Platzhalter der PDF-Vorlage gibt es für bis zu fünf Empfänger, etwa für Ihren Kunden und Ihren eigenen Zeichnungsberechtigten.
Er kann das Unterschreiben ablehnen und einen Grund angeben. brainX zeigt im Block „Umschlag für digitale Unterschrift“ den Status abgelehnt, das Datum und den Grund und benachrichtigt Sie.
Bis zum Ablaufdatum, das Sie beim Erstellen des Umschlags setzen können. Bei Deals ist die hinterlegte Gültigkeit vorbelegt. Setzen Sie kein Datum, gilt der Standard aus Ihrem DocuSign-Account.
Ja. Im Modul Dokumente erstellen Sie aus einer vorhandenen Datei einen Umschlag. Unterschrift und Initialen setzen Sie dann beim Anbieter per Drag & Drop an die richtige Stelle.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Sales, Abrechnung und Projekte. Für DocuSign selbst zahlen Sie nach Ihrem DocuSign-Tarif.
Fragen zur Anbindung von DocuSign?
In der Regel hören Sie innerhalb weniger Stunden von uns, spätestens am nächsten Werktag.