- Sie Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen aus dem CRM stellen
- Ihr Steuerbüro DATEV nutzt
- Vertrieb und Buchhaltung im selben System arbeiten sollen
brainX vs. HubSpot: Im Vertrieb gleichauf. Bei Abrechnung und DATEV nicht.
HubSpot ist stark in Marketing und Vertrieb. Für die Abrechnung in Deutschland brauchen Sie daneben ein Rechnungsprogramm und eine DATEV-App. brainX CRM führt mit dem Paket Abrechnung Rechnung, E-Rechnung, Mahnung und DATEV-Übergabe im selben System wie Kontakte und Deals.
brainX HubSpot Vergleich · Stand
brainX oder HubSpot: die Kurzantwort
- Marketing-Automation Ihr wichtigstes Werkzeug ist
- Sie international über HubSpot Payments kassieren
- Sie ein sehr kleines Team ohne DATEV-Übergabe haben
Was 20 Vertriebs-User in 36 Monaten kosten
Mit E-Rechnung und DATEV, bei HubSpot inklusive Onboarding*
- brainX CRM
- 39.096 €
- HubSpot
- 67.886 €
* Rechenweg und Annahmen im Preisvergleich.
Verglichen wird brainX CRM mit den Paketen Sales und Abrechnung, abgerechnet pro User. Sie rechnen Verträge mit Laufzeit ab? brainX APP ansehen
Tools im Vergleich
Was HubSpot für die Abrechnung zusätzlich braucht.
Schalten Sie ein, was Ihre Abrechnung leisten muss. Die Tabelle zeigt, welches Tool HubSpot dafür braucht. brainX CRM bleibt ein System.
| Anforderung | HubSpot | brainX CRM |
|---|---|---|
| Grundprodukt | HubSpot Sales Hub Professional 90 € pro User | brainX CRM Basis + Sales + Abrechnung 54,30 € pro User |
| E-Rechnung | Rechnungsprogramm, z. B. easybill 30 €im selben Tool | im System inklusive |
| DATEV | DATEV-App, z. B. MAESN 14,90 €im selben Tool | im System inklusive |
| Mahnwesen | Rechnungsprogramm, z. B. easybill 30 €im selben Tool | im System inklusive |
| Abgrenzung (pRAP) | Excel für die Abgrenzung keine Lizenzim selben Tool | im System inklusive |
| Zusatzkosten / Monat | 4 Tools 44,90 € | 1 System 0 €, inklusive |
Grundprodukt HubSpot: 90 € pro User im Monat. brainX CRM Basis + Sales + Abrechnung: 54,30 € pro User und Monat in der Staffel bis 20 User bei jährlicher Zahlung. Preise laut Anbieter- und Partnerseiten, Stand 01.10.2026. „Ohne festen Preis“ heißt: abhängig von Usern oder Volumen, auf Anfrage oder nicht veröffentlicht. Jedes weitere Tool ist eine Übergabe, an der Sie Daten doppelt pflegen.
Bis zur Rechnung liegen HubSpot und brainX gleichauf.
- Kontakte, Firmen und Pipeline
- Angebote und Rechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen
- Aufgaben und E-Mail
Ab hier trennen sich die Wege.
- E-Rechnung nach EN 16931 im System Vorteil brainX
- Direkte DATEV-Anbindung Vorteil brainX
- Mahnwesen und Rechnungsabgrenzung im System Vorteil brainX
Im Direktvergleich
brainX CRM und HubSpot in elf Bereichen nebeneinander.
Wir vergleichen HubSpot mit brainX CRM mit Basis + Sales + Abrechnung, jeweils im Standardumfang laut Herstellerseiten. Rechts sehen Sie die passende Ansicht in brainX.
Vertrieb
brainX CRM oder HubSpot?
CRM, Kontakte, Deals
- brainX CRM
- Paket Sales: Kontakte, Firmen, Leads, Pipeline, Angebote und Aufträge
- HubSpot
- Kontakte, Firmen, Pipeline, Aufgaben; Sequenzen und Prognosen ab Professional
Rechnungen
brainX CRM oder HubSpot?
Rechnungsstellung
- brainX CRM
- Paket Abrechnung: Rechnung aus Deal und Auftrag im selben System
- HubSpot
- Rechnungen aus Deals über die Commerce-Tools
E-Rechnung
brainX CRM oder HubSpot?
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
- brainX CRM
- Paket Abrechnung: XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931
- HubSpot
- Kein eigenes Werkzeug, über ein Rechnungsprogramm
Buchhaltung
brainX CRM oder HubSpot?
DATEV
- brainX CRM
- Paket Abrechnung: Rechnungsdatenservice und Buchungsdatenservice
- HubSpot
- Keine native Schnittstelle; Marketplace-Apps übertragen z. B. PDF-Belege
Offene Posten
brainX CRM oder HubSpot?
Mahnwesen
- brainX CRM
- Paket Abrechnung: mehrstufig, mit Fristen, aus offenen Posten
- HubSpot
- Zahlungserinnerungen; mehrstufiges Mahnwesen über ein Rechnungsprogramm
Einführung
brainX CRM oder HubSpot?
Einführung
- brainX CRM
- Keine Einrichtungsgebühr, Migration mit Plan
- HubSpot
- Pflicht-Onboarding ab Professional (1.470 €)
Bereich 1 von 6
CRMVertriebWeitere Bereiche
| Bereich | brainX CRM | HubSpot |
|---|---|---|
| Abo-Abrechnung | Paket Abrechnung: Ratenzahlungsrechnung mit Intervall und Laufzeit, jede Rate mit eigener Fälligkeit | Wiederkehrende Rechnungen über Abonnements |
| Passive Rechnungsabgrenzung (pRAP) | Paket Abrechnung: im System enthalten | Nicht vorhanden; Abgrenzung in Excel oder beim Steuerbüro |
| Marketing-Automation | Paket Marketing, zubuchbar: Kampagnen, E-Mail-Marketing und Zielgruppen aus CRM-Daten | Marketing Hub mit großem Funktionsumfang |
| Integrationen | Microsoft 365, DATEV, Zapier, n8n und REST API | App-Marketplace mit sehr großem Angebot |
| Preislogik | Pro User in Staffeln ab 5 Usern; Basis, Sales und Abrechnung bei 20 Usern 54,30 € | Pro Seat: Sales Hub Professional 90 € pro User und Monat bei jährlicher Zahlung |
Stand . Quellen zu HubSpot: HubSpot Sales Hub Preise , MAUTTEC (Onboarding, 09/2026) , HubSpot Knowledge Base zu den Commerce-Tools , easybill-Tarife , brainX CRM Preise; abgerufen . Angaben zu brainX laut Preisliste und Produktseiten. Bilder: animierte Nachbauten mit Beispieldaten. Etwas veraltet? Schreiben Sie uns, wir korrigieren es.
Vor- und Nachteile
Stärken und Grenzen beider Systeme.
HubSpot ist stärker in Marketing-Automation und Ökosystem, brainX CRM in Rechnung, E-Rechnung und DATEV-Übergabe.
HubSpot
Stärken
- Marketing-Automation und Content in großem Umfang
- Sehr großer App-Marketplace und weltweites Partnernetz
- HubSpot Payments für Kartenzahlung in ausgewählten Ländern
- Kostenloser Einstieg für bis zu 2 User
Grenzen bei der Abrechnung in Deutschland
- Keine native DATEV-Schnittstelle
- E-Rechnung und Mahnwesen nur über weitere Tools
- Keine passive Rechnungsabgrenzung
- Preis wächst mit jedem Seat, dazu Pflicht-Onboarding ab Professional
brainX CRM
Stärken
- Rechnung, E-Rechnung, Mahnung und DATEV aus einem Datensatz
- Marketing, Service und Projekte als Pakete im selben CRM
- Keine Einrichtungsgebühr
- Hosting bei Hetzner in Deutschland oder On-Premise
Grenzen
- Marketing-Automation mit kleinerem Umfang als der HubSpot Marketing Hub
- Kleineres Integrationsangebot als ein großer Marketplace
- Ausgelegt auf den deutschen Markt mit DATEV und E-Rechnung
- Verträge mit automatischer Folgerechnung und Cashflow nur in brainX APP
Preisvergleich
Was HubSpot und brainX CRM Ihr Team kosten.
Gerechnet wird pro User und Monat, bei HubSpot mit Rechnungsprogramm und DATEV-App. Das einmalige Onboarding steht darunter.
Was HubSpot kostet
Sales Hub Professional 20 × 90 € + Rechnungsprogramm 30 € + DATEV-App 14,90 €
1.844,90 €/Monat*
22.138,80 € im Jahr · dazu einmalig 1.470 € Onboarding
Was brainX CRM kostet
Basis + Sales + Abrechnung, 54,30 € pro User und Monat in der Staffel bis 20 User, jährliche Zahlung.
1.086 €/Monat**
13.032 € im Jahr
Bei HubSpot kommt das Pflicht-Onboarding von 1.470 € einmalig dazu. brainX erhebt keine Einrichtungsgebühr.
| Szenario | HubSpot | brainX CRM |
|---|---|---|
| 5 User | 494,90 € | 295 € |
| 10 User | 944,90 € | 590 € |
| 20 User | 1.844,90 € | 1.086 € |
| 50 User | 4.544,90 € | 2.400 € |
* HubSpot: Sales Hub Professional 90 € pro User und Monat (Listenpreis bei jährlicher Zahlung), Rechnungsprogramm z. B. easybill Premium 30 €/Monat (jährlich), DATEV-App z. B. MAESN 14,90 €/Monat, Pflicht-Onboarding 1.470 € einmalig. Weitere Nutzer ohne Vertriebsfunktionen, Stripe-Gebühren und Partnerkosten nicht eingerechnet. ** brainX CRM laut Preisliste: Basis + Sales + Abrechnung, Staffelpreis pro User und Monat bei jährlicher Zahlung, ab 5 Usern; monatliche Zahlung kostet mehr. Stand 01.10.2026.
Passt das?
Drei Fragen. Die Antwort kann auch HubSpot heißen.
Rechnungen und DATEV sprechen für brainX, Marketing-Automation als Hauptwerkzeug spricht für HubSpot.
Wenn mindestens 2 Antworten „brainX“, dann brainX passt zu Ihnen.
Wenn mindestens 2 Antworten „HubSpot“, dann HubSpot passt wahrscheinlich besser.
Stellen Sie Rechnungen, auch wiederkehrende für Abos, Lizenzen oder Wartung?
Arbeitet Ihr Steuerbüro mit DATEV?
Ist Marketing-Automation Ihr wichtigstes Werkzeug?
Wechsel
Von HubSpot zu brainX in sechs Wochen.
Der Wechsel dauert in der Regel sechs Wochen. Bis zum Stichtag laufen beide Systeme parallel, damit keine Rechnung ausfällt.
Woche 1–2 · Ihre Aufgabe
Sie exportieren Kontakte, Firmen, Deals und Produkte aus HubSpot als CSV.
Das übernimmt brainX
brainX ordnet die Felder zu und markiert Lücken, etwa fehlende USt-IdNr. oder Zahlungsbedingungen.
Ergebnis
Alle Stammdaten liegen geprüft in brainX.
| 1.1 | 1.2 | 2.1 | 2.2 | 3.1 | 3.2 | 4.1 | 4.2 | 5.1 | 5.2 | 6.1 | 6.2 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot | Läuft parallel weiter Woche 1.1–5.2 | ||||||||||||
| Stammdaten | Export Woche 1.1–1.2 | Mapping Woche 2.1–2.2 | Import und Prüfung Woche 3.1–3.2 | ||||||||||
| Pipeline | Deals und Raten Woche 3.1–3.2 | ||||||||||||
| DATEV | DATEV-Probelauf Woche 4.1–5.2 | ||||||||||||
| Bank | Kontoabgleich läuft mit Woche 4.1–6.2 | ||||||||||||
| Stichtag | |||||||||||||
| Rechnungen | Erste Rechnungen Woche 6.1–6.2 | ||||||||||||
Häufige Fragen
Was vor dem Wechsel von HubSpot gefragt wird.
Ja. Mit den Commerce-Tools erstellt HubSpot Rechnungen aus Deals und wiederkehrende Rechnungen über Abonnements. Für Deutschland fehlen E-Rechnung nach EN 16931, eine native DATEV-Schnittstelle und Mahnwesen. brainX CRM erledigt das mit dem Paket Abrechnung im selben System.
Nicht nativ. Apps aus dem HubSpot-Marketplace übertragen zum Beispiel PDF-Belege an DATEV Unternehmen Online, ab 14,90 € im Monat. brainX CRM übergibt mit dem Paket Abrechnung Rechnungen über den DATEV-Rechnungsdatenservice und Buchungssätze über den Buchungsdatenservice. DATEV-Integration von brainX ansehen
HubSpot Sales Hub Professional kostet 20 × 90 € = 1.800 € im Monat bei jährlicher Zahlung, dazu einmalig 1.470 € Onboarding und rund 45 € für Rechnungsprogramm und DATEV-App. In 36 Monaten sind das rund 67.886 €. brainX CRM mit Basis, Sales und Abrechnung kostet bei 20 Usern 54,30 € pro User, also 1.086 € im Monat und 39.096 € in 36 Monaten, ohne Einrichtungsgebühr.
Ja, mit dem Paket Marketing: Kampagnen, E-Mail-Marketing und Zielgruppen aus den CRM-Daten, zubuchbar pro User. Wer Marketing-Automation als Hauptwerkzeug nutzt, findet im HubSpot Marketing Hub den größeren Umfang.
Wenn Marketing-Automation Ihr wichtigstes Werkzeug ist, Sie keine Rechnungen aus dem CRM stellen, international über HubSpot Payments kassieren oder ein sehr kleines Vertriebsteam ohne DATEV-Übergabe haben.
Empfangspflicht für E-Rechnungen seit 01.01.2025. Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, für alle übrigen ab 01.01.2028, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Das gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Fristen laut BMF, Stand 16.09.2026. HubSpot hat dafür kein eigenes Werkzeug. brainX CRM stellt mit dem Paket Abrechnung jede Rechnung als E-Rechnung nach EN 16931 aus.
brainX CRM gibt es ab 5 Usern zum Staffelpreis pro User, ohne Einrichtungsgebühr. Kostenlos testen Sie brainX mit dem Free-Zugang: brainX APP Free enthält den vollen Funktionsumfang von brainX CRM, bis 30 aktive Verträge.
Stand 1. Oktober 2026. brainX prüft die Angaben zu HubSpot jedes Quartal. Die Quellen stehen unter der Vergleichstabelle und dem Preisvergleich. Ist etwas veraltet, schreiben Sie uns.
Verantwortlich: brainX GmbH, Mühldorf a. Inn. Geprüft am 01.10.2026, nächste Prüfung im Dezember 2026.
Bringen Sie einen Export aus HubSpot mit. Wir zeigen die erste Rechnung daraus.
In der Demo arbeiten wir mit Ihren Kunden und Deals statt mit Musterdaten. Entscheiden Sie nicht allein? Leiten Sie den Vergleich an Finanzen, Vertrieb und Steuerbüro weiter.
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