- Vertrag, Rechnung, Zahlung und DATEV-Übergabe ohne Synchronisation zwischen Produkten laufen sollen
- Sie Hosting in Deutschland brauchen
- Sie mehr als 1 Mio. € im Jahr abrechnen
brainX vs. Zoho: Bei Zoho sind es drei Produkte, bei brainX eine Datenbasis.
Mit Zoho CRM, Zoho Billing und Zoho Books bilden Sie Vertrieb, Abo-Abrechnung und DATEV-Export ab. Die drei Produkte synchronisieren sich, die Stammdaten laut Zoho alle zwei Stunden. brainX APP führt Kunde, Vertrag, Rechnung und Zahlung in einer Datenbasis, mit direkter Anbindung an DATEV Unternehmen Online und Hosting in Deutschland.
brainX Zoho Vergleich · Stand
brainX oder Zoho: die Kurzantwort
- Sie ein breites, stark konfigurierbares CRM mit Marketing und Helpdesk aus einer Suite wollen
- Sie nutzungsbasiert abrechnen
- Sie mit weniger als 1 Mio. € Jahresumsatz und kleinem Budget starten
Was die Abrechnung ab 1 Mio. € Jahresumsatz kostet
Zoho Billing ab dieser Grenze nur als Enterprise-Edition*
- brainX APP
- 790 €
- Zoho
- auf Anfrage
* Rechenweg und Annahmen im Preisvergleich.
Verglichen wird brainX APP, die Ausführung mit Verträgen, Abo-Abrechnung und Cashflow. Sie rechnen keine Verträge ab? brainX CRM ansehen
Tools im Vergleich
Was Zoho CRM für die Abrechnung zusätzlich braucht.
Schalten Sie ein, was Ihre Abrechnung leisten muss. Die Tabelle zeigt, welches Tool Zoho dafür braucht. brainX APP bleibt ein System.
| Anforderung | Zoho | brainX APP |
|---|---|---|
| Grundprodukt | Zoho CRM Professional 23 € pro User | brainX APP Business 790 € |
| Abo-Abrechnung | Zoho Billing Premium 59 € (10 User)im selben Tool | im System inklusive |
| E-Rechnung | Zoho Billing Premium 59 € (10 User)im selben Tool | im System inklusive |
| DATEV | Zoho Books Professional 30 € (5 User)im selben Tool | im System inklusive |
| Zusatzkosten / Monat | 3 Tools 89 € | 1 System 0 €, inklusive |
Grundprodukt Zoho: 23 € pro User im Monat. brainX APP Business: 790 € im Monat mit beliebig vielen Usern, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten. Preise laut Anbieter- und Partnerseiten, Stand 01.10.2026. „Ohne festen Preis“ heißt: abhängig von Usern oder Volumen, auf Anfrage oder nicht veröffentlicht. Jedes weitere Tool ist eine Übergabe, an der Sie Daten doppelt pflegen.
Wo Zoho und brainX gleichauf liegen.
- Leads, Deals und Kontakte
- Abo-Rechnungen vollautomatisch
- XRechnung und ZUGFeRD
- Rechenzentrum in der EU
Ab hier trennen sich die Wege.
- Eine Datenbasis statt drei synchronisierter Produkte Vorteil brainX
- Direkte DATEV-Anbindung statt Dateiexport Vorteil brainX
- Rechenzentrum in Deutschland Vorteil brainX
Im Direktvergleich
brainX APP und Zoho in acht Bereichen nebeneinander.
Wir vergleichen Zoho mit brainX APP, jeweils im Standardumfang laut Herstellerseiten. Rechts sehen Sie zu jedem Bereich die passende Ansicht in brainX APP.
Datenbasis
brainX APP oder Zoho?
Produkte für CRM, Abo-Abrechnung und DATEV
- brainX APP
- Ein System
- Zoho
- Zoho CRM, Zoho Billing und Zoho Books
Datenbasis
brainX APP oder Zoho?
Datenhaltung CRM und Abrechnung
- brainX APP
- Eine Datenbasis
- Zoho
- Synchronisation; Stammdaten laut Zoho-Hilfe alle zwei Stunden
Wiederkehrende Abrechnung
brainX APP oder Zoho?
Abo-Abrechnung
- brainX APP
- Rechnungen vollautomatisch aus dem Vertrag
- Zoho
- Zoho Billing Premium mit Proration, nutzungsbasierter Abrechnung und Mahnmanagement
Buchhaltung
brainX APP oder Zoho?
DATEV
- brainX APP
- Direkte Anbindung an DATEV Unternehmen Online; Belege und Buchungssätze automatisiert
- Zoho
- Dateiexport im DATEV-Format aus Zoho Books
E-Rechnung
brainX APP oder Zoho?
E-Rechnung
- brainX APP
- XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931, Ein- und Ausgang in einem System
- Zoho
- XRechnung- und ZUGFeRD-Export in Billing, Empfang über Books
Betrieb und Datenschutz
brainX APP oder Zoho?
Rechenzentrum
- brainX APP
- Hetzner in Deutschland
- Zoho
- Amsterdam und Dublin
Preis
brainX APP oder Zoho?
Preislogik
- brainX APP
- Business-Festpreis 790 €/Monat mit beliebig vielen Usern, bis 150.000 € Monatsumsatz
- Zoho
- Pro User im CRM, pro Unternehmen in Billing und Books; Billing bis 1 Mio. € Jahresumsatz, darüber auf Anfrage
Betrieb und Support
brainX APP oder Zoho?
Support
- brainX APP
- Direkt vom Produktteam in Deutschland
- Zoho
- Classic-Support inklusive, schnellere Reaktionszeiten kostenpflichtig
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APPDatenbasisStand . Quellen zu Zoho: Zoho CRM Preise , Zoho Billing Preise , Zoho Billing Integrationen , Zoho Books Preise ; abgerufen . Angaben zu brainX laut Preisliste und Produktseiten. Bilder: animierte Nachbauten mit Beispieldaten. Etwas veraltet? Schreiben Sie uns, wir korrigieren es.
Vor- und Nachteile
Stärken und Grenzen beider Systeme.
Zoho ist breiter als Suite und günstig für kleine Umsätze, brainX APP führt Vertrag bis DATEV in einer Datenbasis ohne Synchronisation.
Zoho
Stärken
- Breites CRM mit KI, CPQ, Blueprint und über 1.000 Integrationen
- Suite aus über 45 Apps, von Helpdesk bis Marketing
- Billing mit Proration, nutzungsbasierter Abrechnung und Kundenportal
- Kostenloser Einstieg: CRM für 3 User, Books und Invoice
Grenzen bei Abo-Abrechnung mit DATEV
- CRM, Abo-Abrechnung und DATEV-Export in drei Produkten
- DATEV als Dateiexport aus Zoho Books
- Billing nur bis 1 Mio. € Jahresumsatz, darüber auf Anfrage
- Rechenzentren in Amsterdam und Dublin
brainX APP
Stärken
- Kunde, Vertrag, Rechnung und Zahlung in einer Datenbasis, ohne Synchronisation
- Buchungssätze, Debitoren und Rechnungsabgrenzung direkt an DATEV statt Dateiexport
- Festpreis bis 150.000 € Monatsumsatz, also bis 1,8 Mio. € im Jahr
- Hosting bei Hetzner in Deutschland
Grenzen
- Kleinere Suite, ohne den Marketing-Umfang von Zoho One
- Nutzungsbasierte Abrechnung, Kundenportal und Proration bei Planwechsel derzeit nicht ausgewiesen
- Zahlungen nur über Mollie
- Jährliche Verlängerung, Kündigung einen Monat zum Vertragsjahresende
Preisvergleich
Was Zoho und brainX Ihr Team kosten.
Bis 1 Mio. € Jahresumsatz ist das Zoho-Paket günstiger. Darüber gibt Zoho Billing den Preis nur auf Anfrage heraus.
Was Zoho kostet
CRM Professional 20 × 23 € + Billing Premium 59 € + Books Professional 30 €
auf Anfrage*
Was brainX APP Business kostet
Festpreis mit beliebig vielen Usern, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten.
790 €/Monat**
9.480 € im Jahr
Unter 1 Mio. € Jahresumsatz ist Zoho in diesem Paket günstiger.
| Szenario | Zoho | brainX APP |
|---|---|---|
| 20 User, 120 Verträge, 50.000 € Monatsumsatz | 549 € | 790 € (Business) |
| 20 User, 120 Verträge, 100.000 € Monatsumsatz | auf Anfrage | 790 € (Business) |
| 50 User, 300 Verträge, 250.000 € Monatsumsatz | auf Anfrage | 1.440 € (Business) |
* Zoho laut Preisseiten bei jährlicher Zahlung: Zoho CRM Professional 23 € pro User und Monat, Zoho Billing Premium 59 € (10 User), Zoho Books Professional 30 € (5 User). Billing Standard und Premium gelten bis 1 Mio. € Jahresumsatz und 100.000 Rechnungen im Jahr, darüber Enterprise-Edition auf Anfrage. Die EUR-Werte stammen aus der Preisdatei der Zoho-Seite. ** brainX APP laut Preisliste: Free 0 €, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten; Business 790 €/Monat mit beliebig vielen Usern, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten, darüber 0,65 % auf den Mehrbetrag. Mollie-Gebühren für den Zahlungseinzug kommen hinzu. Jährliche Verlängerung, Kündigung einen Monat zum Vertragsjahresende. Alle Preise netto, Stand 01.10.2026.
Passt das?
Drei Fragen. Die Antwort kann auch Zoho heißen.
Vertragsgeschäft und DATEV sprechen für brainX, eine breite Suite mit Marketing und Helpdesk für Zoho.
Wenn mindestens 2 Antworten „brainX“, dann brainX passt zu Ihnen.
Wenn mindestens 2 Antworten „Zoho“, dann Zoho passt wahrscheinlich besser.
Rechnen Sie überwiegend Verträge mit Laufzeit ab?
Arbeitet Ihr Steuerbüro mit DATEV?
Brauchen Sie Marketing-Automation und Helpdesk aus derselben Suite?
Wechsel
Von Zoho zu brainX in sechs Wochen.
Der Wechsel dauert in der Regel sechs Wochen. Bis zum Stichtag laufen beide Systeme parallel, damit keine Rechnung ausfällt.
Woche 1–2 · Ihre Aufgabe
Sie exportieren Kunden, Abos und offene Posten aus Zoho CRM und Zoho Billing als CSV.
Das übernimmt brainX
brainX ordnet die Felder zu und markiert Lücken, etwa fehlende USt-IdNr. oder Zahlungsbedingungen.
Ergebnis
Alle Stammdaten liegen geprüft in brainX.
| 1.1 | 1.2 | 2.1 | 2.2 | 3.1 | 3.2 | 4.1 | 4.2 | 5.1 | 5.2 | 6.1 | 6.2 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoho | Läuft parallel weiter Woche 1.1–5.2 | ||||||||||||
| Stammdaten | Export Woche 1.1–1.2 | Mapping Woche 2.1–2.2 | Import und Prüfung Woche 3.1–3.2 | ||||||||||
| Verträge | Abos werden Verträge Woche 3.1–3.2 | ||||||||||||
| DATEV | DATEV-Probelauf Woche 4.1–5.2 | ||||||||||||
| Bank | Kontoabgleich läuft mit Woche 4.1–6.2 | ||||||||||||
| Stichtag | |||||||||||||
| Rechnungen | Erster Rechnungslauf Woche 6.1–6.2 | ||||||||||||
Häufige Fragen
Was vor dem Wechsel von Zoho gefragt wird.
Nicht im CRM selbst. Abo-Rechnungen erstellt Zoho Billing, ein eigenes Produkt, das sich mit Zoho CRM synchronisiert. In brainX APP entstehen Abo-Rechnungen vollautomatisch aus dem Vertrag, im selben System wie das CRM.
Zoho Books exportiert Buchungen als Datei im DATEV-Format. brainX APP ist direkt an DATEV Unternehmen Online angebunden und überträgt Belege und Buchungssätze automatisiert.
Zoho nennt für europäische Kunden Rechenzentren in Amsterdam und Dublin. brainX hostet ausschließlich bei Hetzner in Deutschland.
Für 20 User bei jährlicher Zahlung 549 € im Monat: 20 × 23 € für CRM Professional, 59 € für Billing Premium und 30 € für Books Professional. Das gilt bis 1 Mio. € Jahresumsatz; darüber gibt es Zoho Billing nur auf Anfrage. brainX APP Business kostet 790 € im Monat, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten.
Ja. Zoho Billing exportiert XRechnung und ZUGFeRD, den Empfang übernimmt Zoho Books. brainX APP erstellt und liest beide Formate nach EN 16931 in einem System.
Ja. brainX APP Free ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, mit vollem Funktionsumfang. Bevor Sie eine Grenze erreichen, meldet sich unser Vertrieb und wählt mit Ihnen den passenden Tarif. Ihre Daten bleiben erhalten. Free-Zugang anfordern
Stand 1. Oktober 2026. brainX prüft die Angaben zu Zoho jedes Quartal. Die Quellen stehen unter der Vergleichstabelle und dem Preisvergleich. Ist etwas veraltet, schreiben Sie uns.
Verantwortlich: brainX GmbH, Mühldorf a. Inn. Geprüft am 01.10.2026, nächste Prüfung im Dezember 2026.
Bringen Sie einen Export aus Zoho mit. Wir zeigen die erste Rechnung daraus.
In der Demo arbeiten wir mit Ihren Kunden und Verträgen statt mit Musterdaten. Entscheiden Sie nicht allein? Leiten Sie den Vergleich an Finanzen, Vertrieb und Steuerbüro weiter.
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